Montferland is een gemeente in het oosten van de provincie Gelderland. Met een oppervlakte van ca. 110 km2 en ruim 36.000 inwoners heeft Montferland een schakelfunctie tussen de regio Achterhoek en de Stadsregio Arnhem-Nijmegen. De gemeente bestaat uit 12 kernen: Azewijn, Beek, Braamt, Didam, 's-Heerenberg, Kilder, Lengel, Loerbeek, Loil, Nieuw-Dijk, Stokkum en Zeddam.

Het gemeentehuis staat in Didam.  

Team Informatie

Opdracht-aanleiding

De gemeente Montferland werkt aan de verdere uitrol en adoptie van Microsoft Teams binnen de organisatie, bestaande uit ruim 400 medewerkers. De technische implementatie zal naar verwachting beheersbaar zijn. De grootste uitdaging ligt in het succesvol meenemen van de organisatie in deze verandering: het creëren van draagvlak, het ondersteunen van leidinggevenden en medewerkers, het bevorderen van acceptatie en het stimuleren van duurzaam gebruik.

Binnen de organisatie is behoefte aan een ervaren externe verandermanager die deze veranderkundige kant van de implementatie vormgeeft en uitvoert. De nadruk ligt op gedragsverandering, communicatie, adoptie en borging, niet op de technische inrichting van Teams.

Doel van de opdracht

Het doel van de opdracht is om te zorgen voor een succesvolle organisatiebrede adoptie van Microsoft Teams, zodat medewerkers Teams effectief, veilig en passend gebruiken in hun dagelijkse werkprocessen.

De verandermanager draagt bij aan:

• het creëren van draagvlak bij management en medewerkers;
• het ontwikkelen en uitvoeren van een veranderaanpak;
• het organiseren van communicatie, training en begeleiding;
• het identificeren en adresseren van weerstand, zorgen en belemmeringen;
• het borgen van blijvend gebruik en eigenaarschap binnen de organisatie.

Opdrachtomschrijving

De externe verandermanager is verantwoordelijk voor het opstellen en realiseren van een verander- en adoptieaanpak rondom de uitrol van Microsoft Teams. De professional werkt nauw samen met de interne projectorganisatie, IT, communicatie, HR/opleidingscoördinatie, management en sleutelgebruikers.

De opdracht omvat in ieder geval de volgende werkzaamheden:

1 Analyse en voorbereiding

• uitvoeren van een korte organisatieanalyse op het gebied van digitale volwassenheid, veranderbereidheid, cultuur en werkpraktijken;
• in kaart brengen van stakeholders, belangen, risico's en mogelijke weerstand;
• bepalen van doelgroepen binnen de organisatie en hun specifieke ondersteuningsbehoefte;
• opstellen van een veranderaanpak en adoptieplan, inclusief fasering, interventies en succesindicatoren.

2 Draagvlak en stakeholdermanagement

• adviseren van opdrachtgever, projectleider en management over de veranderkundige aanpak;
• betrekken van leidinggevenden en sleutelpersonen als ambassadeurs van de verandering;
• faciliteren van gesprekken met teams en afdelingen over nieuwe manieren van samenwerken;
• signaleren van weerstand en actief interveniëren waar nodig.

3 Communicatie en adoptie

• samen met de communicatieadviseur ontwikkelen van een communicatieaanpak gericht op urgentie, nut, gebruiksgemak en verwachtingen;
• samen met de communicatieadviseur zorgen voor heldere en passende communicatie richting verschillende doelgroepen;
• vormgeven van adoptieactiviteiten, zoals inspiratiesessies, gebruikersbijeenkomsten, ambassadeursnetwerk, inloopspreekuren of kennissessies;
• bevorderen van een positieve en realistische positionering van Teams.

4 Leren en begeleiden

• adviseren over en helpen opzetten van trainingen, gebruikersinstructies en ondersteuningsvormen;
• aansluiten van leerinterventies op verschillende niveaus van digitale vaardigheid;
• begeleiden van leidinggevenden in hun rol bij adoptie en voorbeeldgedrag;
• stimuleren van informeel leren en onderlinge kennisdeling.

5 Borging

• zorgen voor duurzame inbedding van het gebruik van Teams in de organisatie;
• adviseren over governance, eigenaarschap, beheer van adoptie en doorontwikkeling;
• opleveren van praktische overdraagbare producten, zodat de organisatie zelfstandig verder kan;
• monitoren van voortgang en effect van de veranderinterventies en daar waar nodig bijsturen.

Resultaten / op te leveren producten

De opdrachtnemer levert minimaal de volgende resultaten op:

1. Stakeholderanalyse en veranderanalyse Inzicht in doelgroepen, draagvlak, risico's, weerstand en beïnvloedingsstrategie.

2. Verander- en adoptieplan Microsoft Teams Een concreet plan met aanpak, planning, rollen, communicatiemomenten, interventies, opleidingsaanpak en borgingsvoorstellen.

3. Communicatie- en adoptiekalender Samen met de communicatieadviseur zorgen voor de praktische uitwerking van communicatie- en activatieacties.

4. Ondersteuning management en ambassadeursnetwerk Ingerichte en geactiveerde structuur van leidinggevenden en/of key users die de verandering helpen dragen.

5. Advies en ondersteuning leer- en begeleidingsaanpak Passende voorstellen en uitwerking voor training, ondersteuning en gebruikersadoptie.

6. Tussentijdse voortgangsrapportages Periodieke terugkoppeling aan opdrachtgever/projectgroep over voortgang, risico's, opbrengsten en bijsturingsvoorstellen.

7. Eindadvies borging en overdracht Concreet advies voor duurzame voortzetting na afloop van de opdracht.

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Minimaal hbo-bachelorniveau, aantoonbaar via afgeronde opleiding
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met verandermanagement of adoptiebegeleiding binnen organisatieverandering
3. Aantoonbare ervaring met implementatie- of adoptietrajecten van Microsoft Teams, Microsoft 365 of vergelijkbare digitale samenwerkingsplatformen
4. Aantoonbare ervaring met het opstellen én uitvoeren van een verander- of adoptieaanpak

Wensen:

1. Aantoonbare ervaring met organisatiebrede verandertrajecten, gedragsverandering en adoptie‐interventies
2. Aantoonbare ervaring met implementatie en adoptie van Microsoft Teams / Microsoft 365
3. Kwaliteit van de ingediende aanpak en visie op draagvlak en adoptie
4. Aantoonbare ervaring binnen gemeentelijke, publieke of politiek‐bestuurlijke organisaties

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.