Wij zijn op zoek naar een doortastend en professioneel organisatietalent dat uitblinkt in bestuurlijke ondersteuning op topniveau!

Wij zoeken een betrokken, proactieve en deskundige ervaren Managementassistent die energie krijgt van ontzorgen, vooruitdenken en structureren. Iemand die met natuurlijke souplesse schakelt op bestuurlijk niveau en waarde toevoegt waar het echt toe doet.

In deze rol ben je een belangrijke steunpilaar voor een lid van het College van Bestuur én een onmisbare schakel in de kwaliteit van de bestuurlijke ondersteuning. Je maakt deel uit van een hecht en professioneel secretariaatsteam waar samenwerken, elkaars kwaliteiten benutten en back-up bieden vanzelfsprekend zijn. Wanneer nodig ondersteun je ook tijdelijk één of meerdere bestuurders.

Als Management Assistent vervul je een sleutelrol binnen de bestuurlijke organisatie. Je werkt nauw samen met drie collega's op het bestuurssecretariaat en met andere professionals binnen de dienst. Je ondersteunt het managementteam, de directeur/secretaris en twee managers en zorgt ervoor dat processen soepel, professioneel en goed afgestemd verlopen.

Jouw werkzaamheden:

• Je bewaakt en regisseert een strakke, realistische dag- en weekplanning voor de bestuurder, inclusief voorbereiding, afstemming en voortgang
• Je beheert proactief zowel de persoonlijke mailbox van jouw bestuurder als de centrale CvB-mailbox en zorgt dat communicatie overzichtelijk en onder controle blijft
• Je filtert en prioriteert binnenkomende e-mails, handelt waar mogelijk zelfstandig af en zet gerichte acties uit bij de juiste collega's
• Je fungeert als verbindende schakel binnen de organisatie door vragen en verzoeken uit te zetten, deadlines te bewaken en actief te sturen op snelle en correcte opvolging
• Je verwerkt, ordent en structureert bestuurlijke stukken in iBabs, zodat besluitvorming efficiënt en zorgvuldig kan plaatsvinden
• Je denkt mee over de voorbereiding en logistiek van vergaderingen, bijeenkomsten en bestuurlijke events en ondersteunt in de uitvoering waar nodig
• Je bereidt overleggen met de bestuurder inhoudelijk en praktisch voor en sluit aan om te sparren en acties te borgen (notuleren is hierbij niet van toepassing)
• Je schakelt soepel bij last-minute wijzigingen, spoedafspraken of onverwachte situaties en houdt daarbij altijd overzicht en rust
• Je draagt actief bij aan een professionele, collegiale werksfeer binnen het secretariaat en de Bestuursdienst en versterkt samenwerking door jouw voorbeeldrol
• Deze functie biedt jou de kans om dagelijks rust, overzicht en structuur te creëren voor het CvB-lid dat jij ondersteunt

Je fungeert als het vaste aanspreekpunt dat processen soepel laat verlopen, belangen zorgvuldig afweegt en ervoor zorgt dat alle puzzelstukjes precies op hun plek vallen. De rol is (parttime) beschikbaar voor 32, 36 of 40 uur per week.

Krijg jij energie van ontzorgen, organiseren en vooruitdenken? Ben jij een professionele, ervaren managementassistent die met discretie, nauwkeurigheid en een proactieve, faciliterende houding écht het verschil maakt? Solliciteer dan nu en versterk dit gedreven en professionele team!

Binnen deze organisatie staan resultaat behalen, samen werken en initiatief tonen centraal, en dat zijn precies de eigenschappen die jij van nature meebrengt. Als doorgewinterde managementassistent ben je een stevige en betrouwbare steunpilaar voor bestuur of directie. Je houdt moeiteloos regie over alles wat loopt, ziet wat er nodig is nog vóór het gevraagd wordt en zorgt dat processen strak, zorgvuldig en professioneel blijven verlopen, ook als de druk oploopt. Met jouw discretie, verantwoordelijkheidsgevoel en organisatorische kracht ben je onmisbaar in een dynamische omgeving.

Jij brengt mee:

• Een afgeronde secretariële opleiding op mbo 4-niveau, aangevuld met hbo werk- en denkniveau
• Ruime ervaring met het ondersteunen van directie, MT of bestuur binnen een complexe organisatie, bijvoorbeeld als directiesecretaresse, managementassistent of executive assistant
• Uitstekende beheersing van het Nederlands, zowel mondeling als op papier (een taaltest hoort bij de procedure)
• Beschikbaarheid van (parttime) 32 tot 40 uur per week, waarbij je op dinsdag en donderdag standaard inzetbaar bent
• Handigheid met MS Office, ervaring met iBabs is een pluspunt

Daarnaast herken jij jezelf hierin:

• Je ontzorgt vanzelfsprekend en hebt aan weinig woorden genoeg om te weten wat er speelt
• Je communiceert helder, professioneel en met gevoel voor verhoudingen
• Je werkt snel en nauwkeurig, schakelt soepel tussen taken en bewaart overzicht
• Je bent sterk in plannen, organiseren en vooruitdenken
• Je blijft rustig onder druk en brengt structuur juist wanneer het hectisch is

Werk jij graag in een bestuurlijke, snel bewegende omgeving en haal je voldoening uit ontzorgen op hoog niveau? Dan maken we heel graag kennis met je!

Deze organisatie hecht grote waarde aan de kracht van diversiteit. Verschillen in gender, achtergrond, kleur, cultuur en perspectief maken het team rijker, creatiever en innovatiever. Iedereen die zich in dit profiel herkent én enthousiast wordt van deze rol, is dan ook van harte uitgenodigd om te solliciteren.

Als onderdeel van de sollicitatieprocedure kan een referentie worden opgevraagd, wordt een digitale diplomacheck uitgevoerd en vragen we een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan.

In deze organisatie kies je niet alleen voor een functie, maar voor een inspirerende werkomgeving waar je kunt groeien, leren en blijvend impact kunt maken. Je komt terecht in een warm, professioneel team binnen een organisatie met een duidelijke maatschappelijke opdracht, een plek waar ambitie wordt aangemoedigd, talent wordt gezien en waar jouw bijdrage écht het verschil maakt.

Je krijgt volop ruimte om je te ontwikkelen, zowel binnen je huidige rol als in de verdere stappen van je loopbaan. Of je nu wilt investeren in vakinhoudelijke verdieping, persoonlijke coaching of het zetten van een volgende professionele stap: de organisatie ondersteunt en stimuleert jouw groei op ieder niveau.

Daarnaast kun je rekenen op een aantrekkelijk en compleet pakket aan arbeidsvoorwaarden, passend bij een moderne, mensgerichte en toekomstgerichte werkgever:

• Je gaat meteen in dienst bij deze organisatie met een jaarcontract als startpunt. Wil je fulltime werken? Dat kan: je werkt dan 40 uur per week, waarbij je de extra uren boven 36 uur wekelijks omzet in extra verlof.
• Qua beloning zit je goed. Je salaris wordt bepaald op basis van jouw kennis en ervaring en valt binnen schaal 8: dat betekent een bruto maandsalaris tussen € 3.311,92 en € 4.376,45 op basis van 36 uur. Daarnaast ontvang je jaarlijks een vaste eindejaarsuitkering van 8,3 procent. Ook krijg je een jaarlijkse bijdrage van € 300 bruto voor je zorgverzekering.
• Reizen naar je werk is goed geregeld: je krijgt een NS Business Card die je ook privé kunt gebruiken, of je kiest voor een royale kilometervergoeding als je met auto of fiets komt.
• Verder is er volop aandacht voor jouw groei en ontwikkeling, met ruime opleidings- en doorgroeimogelijkheden. En vrije tijd? Daar kom je zeker niet tekort aan: bij een fulltime dienstverband loopt dit op tot ongeveer 53 verlofdagen per jaar.
• Om je werk prettig te kunnen doen ontvang je een laptop en smartphone.
• Tot slot zijn er fijne extra's zoals een fietsplan, collectiviteitskortingen en voordelen rondom software, sport en vitaliteit.

Je werkt in een organisatie die maatschappelijke impact maakt en waar plezier, professionaliteit en persoonlijke ontwikkeling hand in hand gaan. Kansen zijn er volop; het is aan jou om ze te grijpen en wij helpen je om dat met vertrouwen te doen!