Functiebeschrijving Adviseur/Projectleider Facilitaire Processen & Verhuizing Nieuw Stadhuis

De gemeente Oosterhout staat aan de vooravond van een grote transitie: de verhuizing naar het nieuwe stadhuis. Dit betreft niet alleen de fysieke verplaatsing van medewerkers, voorzieningen en werkplekken, maar ook een verdere professionaliseringsslag binnen de facilitaire organisatie. Om deze verandering zorgvuldig, gestructureerd en toekomstbestendig uit te voeren, zoekt de gemeente tijdelijke versterking in de vorm van een deskundige Adviseur/Projectleider Facilitaire Zaken.

Doel van de opdracht

De opdracht heeft twee hoofddoelen:

• Verder professionaliseren van de facilitaire organisatie
  • Analyseren en optimaliseren van facilitaire processen, contracten en dienstverlening.
  • Opstellen van verbetervoorstellen en implementatie hiervan gericht op efficiency, kwaliteit en professionalisering.
  • Realiseren van financiële voordelen door optimalisatie, herinrichting en slimme inzet van middelen.
• Voorbereiden en realiseren van de verhuizing naar het nieuwe stadhuis
  • Zorgdragen voor een gestructureerde voorbereiding en uitvoering van de verhuizing.
  • Coördineren van alle facilitaire, logistieke, contractuele en organisatorische aspecten.
  • Implementeren van een toekomstbestendige optimale facilitaire dienstverlening in de nieuwe huisvesting.

De opdracht

In deze rol ben je verantwoordelijk voor zowel de strategische voorbereiding als de operationele uitvoering van het verander- en verhuistraject. Je combineert visie en analytisch vermogen met daadkracht en organisatorisch overzicht.

• Verder professionaliseren van de facilitaire organisatie
  • Analyseren van bestaande facilitaire processen, contracten en werkzaamheden.
  • Vaststellen van knelpunten, risico's en inefficiënties.
  • Opstellen van verbetervoorstellen, procesoptimalisaties en implementatieplannen.
  • Adviseren over nieuwe facilitaire standaarden, concepten en manieren van werken.
  • Verbeteren van dienstverlening richting medewerkers, management, bezoekers en externe partners.
  • Afstemmen met interne stakeholders, MT, projectgroepen en vakteams.
• Voorbereiden van de verhuizing
  • Opstellen van een integraal verhuisplan: planning, risicoanalyse, budget, logistiek en communicatie.
  • Voorbereiden en uitvoeren van aanbestedingstrajecten (meubilair, inrichting, schoonmaak, beveiliging, verhuizers, diensten, etc.).
  • Adviseren over inrichting van werkplekken, logistiek, opslag, dienstverlening en werkplekconcepten.
  • Selecteren en aansturen van leveranciers, adviseurs en uitvoerende partijen.
• Uitvoering van de verhuizing
  • Opstellen en bewaken van draaiboeken voor uitvoeringsdagen.
  • Coördineren van de daadwerkelijke verhuisdagen.
  • Bewaken van kwaliteit, planning en budget gedurende het traject.
  • Oplossen van operationele knelpunten en borgen van veiligheid.
  • Coördineren van nazorg, restpunten en oplevering.
  • Evalueren van het proces en aanbevelen van structurele verbeterpunten.
• Communicatie & Stakeholdermanagement
  • Verzorgen van heldere rapportages richting management, stuur-/projectgroepen en stakeholders.
  • Bijdragen aan interne communicatie over verhuizing, werkplekconcepten en nieuwe processen.
  • Organiseren van instructies, rondleidingen en trainingen voor medewerkers.

Deze opdracht biedt de kans om op strategisch én operationeel niveau impact te maken op de facilitaire organisatie en de nieuwe werkomgeving van de gemeente Oosterhout. Het resultaat is direct zichtbaar en heeft effect op medewerkers, dienstverlening en de toekomst van de organisatie.

• Werkervaring bij een gemeente of overheid;
• Minimaal 5 jaar ervaring met facilitaire optimalisatie en/of verhuisprojecten;
• Ervaring met aanbestedingen en leveranciersmanagement;
• Minimaal 5 jaar ervaring in soortgelijke functie als projectleider facilitaire processen & verhuizing.

Functiewensen

• Minimaal een afgeronde HBO opleiding, bij voorkeur richting Facility of Bedrijfskunde;
• Kennis van overheids-/gemeentelijke processen, wet- en regelgeving en aanbestedingsrichtlijnen;
• Ervaring met soortgelijk project binnen een gemeente.

Wat je misschien niet verwacht

We krijgen het heus wel eens te horen: werken bij een gemeente zal wel voorspelbaar zijn. Maar niets is minder waar. Dat roepen we niet, maar laten we zien. Door de lat wat hoger te leggen dan mensen van ons verwachten. Ook onderling, als collega's, doen we meer voor elkaar. We werken niet alleen samen, we voelen ons ook met elkaar verbonden. Dat doen we goed, want we kwamen op de shortlist van de Verkiezing tot Beste Overheidsorganisatie van het Jaar 2022. Met 57.925 inwoners en 600 collega's biedt de gemeente Oosterhout de uitdagingen en kansen van een grote gemeente en de slagvaardigheid en geborgenheid van een kleinere gemeente.

Bij Oosterhout realiseer je onze ambities voor 2030. Het is fijn wonen in Oosterhout. Dat willen we zo houden en ons duurzaam voorbereiden op de toekomst. Tegelijk trekken we bedrijven door onze gunstige ligging en zorgen we daarmee voor werkgelegenheid. En bezoekers kunnen in onze gemeente hun hart ophalen in de prachtige parken en bossen, de historische Heilige Driehoek en bij de vele evenementen. Samen met inwoners, ondernemers, maatschappelijke partners en buurgemeenten kleuren we onze toekomst in. Als jij bij ons komt werken, krijgen we nóg meer voor elkaar!

20 maanden - 32 uur - 0.89 fte