Doelstelling Programma

Dossiers zijn van dermate kwaliteit dat we onze dienstverlening kunnen verbeteren op het gebied van transparantie en betrouwbaarheid, de organisatie meer doelgericht en efficiënt kan werken (zowel intern als met partners) en we eenvoudiger voldoen aan verschillende wetgevingen (o.a. archiefwet en WOO).

Uitkomsten

De organisatie heeft helder beleid waar wat opgeslagen moet worden. Medewerkers zijn informatiebewust; denken na voordat ze ergens iets opslaan. De gemeente werkt eenvoudiger en verantwoord samen met externe partners aan documenten. Het aantal locaties waar documenten kunnen worden opgeslagen is gereduceerd. Medewerkers kunnen efficiënter werken doordat ze minder tijd kwijt zijn aan zoeken naar het juiste document of de juiste versie. Dossiers zijn meer uniform, compleet en deelbaar met inwoners.

Status

De gemeente Lelystad beschikt al over allerlei verschillende systemen waar documenten worden ontvangen, bewerkt, opgeslagen en bewaard. Zo heeft men al een zaaksysteem (Djuma) en werken mensen al met M365/SharePoint. Maar beide systemen zijn nog niet volledig ingericht. Ook ontbreken er nog koppelingen.

In de tot op heden uitgevoerde onderzoeksfasen zijn de nodige concepten uitgewerkt, waaronder de strategische- en tactische beleidskaders voor zaakgericht werken, aanvullende beleids- en werkafspraken voor documenten die niet onder een zaak vallen, functioneel en technisch ontwerpen voor de inrichting van MS Teams/SharePoint Online en Enterprise architecturen. Ook is er een communicatie- en adoptieplan uitgewerkt. Vervolgens moet zowel het zaakgericht werken als het werken met M365 (dit noemen we innovatief samenwerken) op een goede manier worden gerealiseerd in de organisatie.

Als programmamanager ben je onderdeel van de CIO-office en word je aangestuurd door de CIO-kwartiermaker, namens de CIO. Vanwege de organisatie-brede scope is de gemeentesecretaris de formele opdrachtgever

Werkzaamheden

Het opstellen van projectplannen per fase voor de implementatie van zaakgericht werken en innovatief samenwerken met M365 in de organisatie. De basisstructuur ligt er al, het is nu belangrijk dat helder wordt met welke organisatieonderdelen wordt gestart, met welke competenties en welke omvang.

Naar verwachting gaat dit programma uit twee deelprojecten bestaan, één voor zaakgericht werken en één voor innovatief samenwerken. Vanwege de samenhang komen deze deelprojecten allebei onder de noemer van het programma Grip op Informatie.

Kerntaken

• Je stuurt de verschillende projectmedewerkers, een deelprojectleider, een transitieadviseur (veranderkundige) en andere stakeholders aan die daarbij een rol spelen;
• Je zorgt voor strakke programmasturing op de grootheden tijd, geld en kwaliteit;
• Je zorgt voor strakke besluitvormingsprocessen zodat de juiste programmadilemma's ter besluitvorming aan de stuurgroep worden voorgelegd;
• Je bent de spil tussen de gebruikers, stakeholders en de leveranciers voor de implementatie en de verandering die dit met zich meebrengt;
• Je bewaakt daarvoor de financiën, resources en andere afhankelijkheden en monitort en rapporteert hierover aan de stuurgroep.

• Je beschikt over het juiste opleidingsniveau (HBO/WO);
• Je bent een ervaren programmamanager en hebt kennis van diverse projectmethodieken;
• Kennis van zaakgericht werken, documentmanagement, metadatering en recordmanagement;
• Je bent uitstekend in staat om complexe informatie en vereisten te interpreteren en te vertalen naar de relevante doelgroepen;
• Je bent gewend om te werken met meerdere belangen en weet deze ook in identificeren en te behartigen;
• Je bent standvastig in het bewaken en realiseren van de gestelde doelen;
• Je spreekt aan waar moet en ‘escaleert samen' als het nodig is;
• Je bent gewend in een Agile\Scrum team te werken en je bent in staat om te schakelen in werkstijlen die passen bij de uitdaging;
• Graag ontvangen wij in ieder geval een persoonlijke motivatie en op verzoek een referentie.

Je hebt aantoonbare ervaring met:

• Het begeleiden van grootschalige systeemimplementatie- en verandertrajecten;
• Het implementeren van zaakgericht werken en het implementeren van M365;
• Het werken in complexe (politieke) omgevingen met veel afhankelijkheden en partijen.

Persoonlijke competenties

• Duidelijk overzicht over het programma, haar structuur en in staat om concrete taken/opdrachten te geven;
• Je creëert rolvastheid, zowel in het programmateam als in de stuurgroep;
• Je kunt goed de hoofdzaken van de bijzaken onderscheiden;
• Je kunt complexe zaken weer eenvoudig maken;
• Daarbij ben je resultaatgericht, klantgericht en omgevingsbewust;
• Je vindt samenwerken vanzelfsprekend en je denkt in oplossingen;
• Je bent gewend om te denken en te handelen vanuit het inwonersperspectief en bent stressbestendig, analytisch en creatief (in oplossingen).

Voor de gemeente Lelystad zoeken we een Programmamanager Grip op Informatie.

Startdatum: 22-06-2026
Einddatum:  22-06-2028 met optie tot verlenging
Uren per week: 32

De gemeente Lelystad bevindt zich midden in de digitale transformatie. Afgelopen jaren is veel gedigitaliseerd en is het aantal plekken waar documenten worden opgeslagen fors toegenomen. Nu is het tijd om ook de effectiviteit, vindbaarheid en relevantie te verhogen en uit te breiden. De gemeente dient aantoonbaar te voldoen aan regelgeving zoals de Wet Open Overheid (WOO), waarmee overheden hun transparantie en betrouwbaarheid naar inwoners en bedrijven kunnen verhogen. Ook de archiefwet en de AVG zijn wetten die het steeds belangrijker maken dat de informatiehuishouding van de gemeente op orde is en blijft. Tot slot heeft de gemeente de wens om inwoners meer inzicht en een gelijke informatiepositie te bieden in hun eigen dossiers via een digitaal “Mijn Lelystad”. Dit vereist ook dat de dossiers op orde zijn en een bepaalde mate van uniformiteit bevatten. Met het programma “Grip op Informatie” wil de gemeente zijn informatiehuishouding verder en structureel op orde brengen.

Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 5.500,- en € 7.500,- (o.b.v. 36 uur), afhankelijk van opleiding en ervaring. Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers i.v.m. de Wet DBA.