Over de functie

ml. T230101

Over de BUCH

Werkorganisatie BUCH is in 2017 ontstaan, na een fusie van de ambtelijke organisaties van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Het is daarmee een jonge organisatie, met sterke wortels binnen de vier gemeenten.

Met ruim 850 medewerkers faciliteren we vier besturen bij het realiseren van hun ambities. We bieden als één organisatie het hoofd aan maatschappelijke opgaven zoals wonen, klimaat, zorg en gezonde financiën. We focussen op de overeenkomsten met oog voor de lokale verschillen.

Samen werken we aan morgen.

Aanleiding

Binnen I&A is behoefte aan een actuele, betrouwbare en overdraagbare contractadministratie. De huidige registratie is niet overal volledig of actueel. Ook is het eigenaarschap van contracten niet altijd duidelijk vastgelegd en zijn er verschillen en onduidelijkheden tussen contractgegevens, financiële informatie en de bestaande werkvoorraad.

Daarnaast bereikt in Q4 2026 een groot aantal contracten de einddatum of een belangrijk beslismoment. Om tijdig te kunnen besluiten over verlenging, beëindiging, wijziging of een eventueel vervolgtraject, moeten de verantwoordelijke contracteigenaren beschikken over actuele en volledige informatie.

Doel van de opdracht

Het actualiseren, controleren en structureren van de contractadministratie van I&A, zodat:

• contractinformatie actueel, volledig en betrouwbaar beschikbaar is;
• duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de betreffende contracten;
• contracteigenaren tijdig kunnen besluiten over contracten waarvoor in Q4 actie nodig is;
• financiële en contractuele informatie waar mogelijk op elkaar aansluit;
• openstaande werkzaamheden inzichtelijk en beheersbaar zijn;
• een overdraagbare basis ontstaat voor de structurele inrichting van contractbeheer.

Op te leveren resultaten

1. Actuele en betrouwbare contractregistratie
   De relevante I&A-contracten zijn geïnventariseerd en gecontroleerd. Ontbrekende, onjuiste of verouderde gegevens zijn waar mogelijk aangevuld of gecorrigeerd in TOPdesk. Resterende afwijkingen en ontbrekende informatie zijn inzichtelijk gemaakt.
2. Inzicht in contracteigenaarschap
   Per contract is vastgesteld of een contracteigenaar bekend en geregistreerd is. Ontbrekend of onduidelijk eigenaarschap is gesignaleerd en voorgelegd aan de organisatie voor besluitvorming. Vastgesteld eigenaarschap wordt verwerkt in de contractregistratie.
3. Overzicht en voorbereiding besluitvorming Q4
   Er is een overzicht van contracten waarvoor in Q4 2026 een einddatum, verlengmoment, opzegtermijn of ander relevant beslismoment geldt. Per contract is de voor besluitvorming benodigde informatie verzameld en worden de verantwoordelijke eigenaren tijdig geïnformeerd over het benodigde besluit en de relevante termijn.
4. Aansluiting contractuele en financiële informatie
   Relevante contractbedragen, financiële verplichtingen en beschikbare factuurinformatie worden gebruikt om de contractregistratie te controleren. Geconstateerde afwijkingen, ontbrekende verplichtingen of andere onduidelijkheden worden inzichtelijk gemaakt en waar mogelijk opgelost.
5. Opschonen bestaande werkvoorraad
   Openstaande contractgerelateerde werkzaamheden en verzoeken, waaronder de werkvoorraad uit de Contracten IenA-mailbox, worden geïnventariseerd, geordend en waar mogelijk afgehandeld. Niet-afgeronde werkzaamheden worden voorzien van status, benodigde vervolgactie en verantwoordelijke.
6. Overdracht en borging
   De gehanteerde werkwijze, resterende aandachtspunten en openstaande werkzaamheden worden vastgelegd en overdraagbaar opgeleverd. Hiermee ontstaat een basis om de structurele verantwoordelijkheden voor contractadministratie en contractbeheer vervolgens op de juiste plaats in de organisatie te beleggen.

Werkzaamheden binnen de opdracht

Om bovenstaande resultaten te realiseren kunnen onder andere de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd: contractgegevens controleren en actualiseren, contracten registreren in TOPdesk, informatie bij interne betrokkenen en leveranciers opvragen, financiële en contractuele gegevens vergelijken, aflopende contracten signaleren, besluitvorming voorbereiden, openstaande contractzaken behandelen en rapportages/overzichten opstellen.

Afbakening

De opdracht is gericht op het op orde brengen, inzichtelijk maken en overdraagbaar maken van de bestaande contractadministratie en werkvoorraad. Structureel eigenaarschap van contracten, budgetverantwoordelijkheid en besluitvorming over verlengen, beëindigen, inkopen of aanbesteden blijven bij de daarvoor verantwoordelijke functionarissen.

Harde eisen

• HBO werk- en denkniveau
• Ervaring met contractmanagement en/of leveranciersmanagement;
• Ervaring met het analyseren en structureren van contractportefeuilles;
• Kennis van contractuele verplichtingen, looptijden, risico’s, KPI’s en SLA’s;
• Ervaring met leveranciersbeoordelingen en prestatiemanagement;
• Ervaring met procesverbetering en het opstellen van managementinformatie;
• Het vermogen om zelfstandig een opdracht van analyse tot implementatie en overdracht uit te voeren.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal
• Je bent voor De BUCH beschikbaar per 1 oktober 2026
• Je moet een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) kunnen overleggen

Zachte eisen

• Ervaring met het werken bij een vergelijke werkorganisatie en/ of gemeente
• Bekend met Topdesk
• Is in staat om proactief persoonlijke gesprekken te voeren, niet alleen digitaal.

Competenties

Secuur, proactief, analytisch, samenwerken, communicatief sterk.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ml. T230101

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Snelle uitbetaling binnen 16 dagen.