Opdracht

De gemeente Zutphen professionaliseert haar interne dienstverlening (Informatievoorziening en Facilitair). De organisatie ontwikkelt zich van een reactieve, persoonsafhankelijke werkwijze naar een bestuurbare, transparante en risicobeheersbare dienstverlening. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het ontwerpen, inrichten en begeleiden van deze transitie volgens het principe “Fundament Eerst”: eerst structuur en governance vaststellen (opzet en bestaan), daarna organisatiebreed implementeren (werking). De uitvoering blijft verantwoordelijkheid van de lijnorganisatie.

Kernresultaten (Scope Fase 1 & 2)

• Governance & Eigenaarschap
  • Begeleiden van het MT bij het vaststellen van proceseigenaarschap en rolverdeling.
  • Inrichten van een heldere sturingsstructuur met mandaten en verantwoordingslijnen.
  • Positioneren van procesmanagers als schakel tussen beleid en uitvoering.
• Dienstencatalogus (PDC)
  • Inventariseren en definiëren van de diensten van IM en Facilitair conform het NORA-dienstverleningsconcept.
  • Vastleggen van dienstverlening in termen van voorziening en ondersteuning.
  • Prioriteren op basis van risico en organisatiebelang.
• Procesinrichting & ESM-tooling
  • Ontwerpen van een integraal dienstverleningsmodel voor IM en Facilitair.
  • Structureren van vraag, uitvoering, wijziging en verbetering binnen één samenhangend kader.
  • Vertalen van dit model naar inrichting van de bestaande ESM-tool.
  • Implementeren van één uniforme intake met een registratienorm van minimaal 80%.
• Security & Compliance by Design
  • Integreren van BIO 2.0-beheersmaatregelen en managementletter-bevindingen in de werkprocessen.
  • Opstellen van een risicobeheersingsmatrix per kernproces.
  • Zorgen dat compliance onderdeel wordt van het dagelijks werk.
• Standaardisatie & Opleiding (Fase 2)
  • Vastleggen van standaard werkwijzen.
  • Opleiden van procesmanagers en medewerkers in de nieuwe werkwijze.
  • Begeleiden van de overgang van projectfase naar structurele lijnsturing.

6 maanden - 32 uur - 0.89 fte

Dutch native or near native

Knock-outcriteria:

• Afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau;
• Minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring in servicemanagement en procesverbetering binnen de (semi)overheid;
• Aantoonbare werkervaring met NORA-dienstverleningsconcept, BIO 2.0 én governance-inrichting;
• Aantoonbare werkervaring met functionele inrichting van een ESM-tool ter ondersteuning van processturing;
• Bewezen veranderkracht in het begeleiden van teams naar procesmatig werken, aantoonbaar door minimaal 1 concreet voorbeeld;
• Aantoonbare werkervaring met het structureel oplossen van managementletter-bevindingen via integratie in processen;
• Aantoonbare werkervaring met voorbereiding op regie- en sourcingvraagstukken;
• Aantoonbare werkervaring met een aanpak waarbij een duidelijke knip wordt gemaakt tussen inrichting (project) en uitvoering (lijn);
• Aantoonbare werkervaring met het aanbrengen van focus op meetbaarheid en datagedreven sturing.

Wij zijn gepassioneerd, ondernemend en creatief. We omarmen duurzaamheid en inspiratie, en koesteren ons rijke verleden met trots. Bij ons staat goede dienstverlening centraal. We zijn er voor de Zutphense samenleving en stimuleren de betrokkenheid en samenwerking van onze inwoners. Werken voor de gemeente Zutphen betekent werken in een prachtige en inspirerende omgeving. We zijn trots op onze historische middeleeuwse binnenstad, de IJssel en de Berkel en talloze vijvers en grachten, de wijken, de parken en het dorp Warnsveld.

Bij een gemeente werk je in een politiek-bestuurlijke omgeving. Dit betekent dat je te maken krijgt met wisselende prioriteiten en samenwerkt met verschillende groepen mensen. Je hebt de taak om zorgvuldig om te gaan met publieke middelen en soms moet je je weg vinden in wat ingewikkelde procedures. Het mooie van dit werk is, dat wat je doet vaak direct bijdraagt aan de Zutphense samenleving. Zutphen zet in op diversiteit en inclusie. Het maakt ons niet uit waar je geboren bent, waar je in gelooft, van wie je houdt, wat je fysieke kenmerken zijn, hoe oud je bent, wat je gender is of wat je culturele achtergrond is. We zijn nieuwsgierig naar jouw talent en hoe jij het verschil maakt voor onze gemeente!