Opdrachtomschrijving

De Hogeschool van Amsterdam implementeert een nieuwe, instelling brede werkwijze voor plannen en roosteren. Deze werkwijze raakt faculteiten, opleidingen en ondersteunende diensten en vraagt om een zorgvuldige implementatie van nieuwe procesafspraken en werkwijzen.

Deze implementatie maakt onderdeel uit van het programma Plannen & Roosteren, waarin de HvA werkt aan een uniforme en toekomstbestendige inrichting van de onderwijslogistieke processen rondom planning, roostering en capaciteitsgebruik. Het programma richt zich op het verbeteren van samenwerking tussen faculteiten en diensten, het vergroten van transparantie in besluitvorming en het realiseren van efficiëntere inzet van onderwijsruimtes en roostercapaciteit.

Binnen dit programma worden HvA-brede procesafspraken ontwikkeld en gefaseerd geïmplementeerd binnen de verschillende faculteiten. De implementatie vindt plaats onder regie van het kernteam Plannen en Roosteren. Binnen dit kernteam wordt gezocht naar een Procesimplementatiemanager (PIM) die verantwoordelijk is voor de projectmatige implementatie en borging van de nieuwe procesafspraken binnen faculteiten en diensten. De opdracht vindt plaats in een bestuurlijk complexe organisatie met meerdere stakeholders en besluitvormingslagen.

Doel van de opdracht

Het doel van de opdracht is het projectmatig implementeren van HvA-brede kaders en procesafspraken rondom plannen en roosteren en het borgen van deze werkwijze binnen faculteiten en ondersteunende diensten. De implementatiemanager zorgt ervoor dat bestuurlijke besluiten worden vertaald naar werkbare processen in de praktijk.

Resultaten / Deliverables

De opdracht leidt tot de volgende concrete resultaten:

• Projectmatige implementatie van procesafspraken: Implementatie van HvA-brede afspraken voor plannen en roosteren binnen betrokken faculteiten;
• Coördinatie facultaire implementatieteams: Inrichting en begeleiding van implementatieteams binnen faculteiten en diensten;
• Bestuurlijke besluitvorming en afstemming: Voorbereiding en begeleiding van besluitvorming in governance-overleggen;
• Voortgangsbewaking en rapportage: Periodieke rapportages over voortgang, risico's en afhankelijkheden richting kernteam en governance;
• Structurele borging van werkwijzen: Borging van de nieuwe werkwijzen in processen, samenwerking en monitoring;
• Monitoring en PDCA-cyclus: Inrichting en benutting van monitoring, evaluatie en bijsturing van de implementatie.

Rol en werkzaamheden

De Procesimplementatiemanager is verantwoordelijk voor het projectmatig aansturen van de implementatie van kaders en procesafspraken en fungeert als primair aanspreekpunt voor de proceskant van het traject.

De werkzaamheden omvatten onder andere:

• Projectmatig aansturen van procesimplementatiemanagers binnen faculteiten;
• Coördineren en ondersteunen van facultaire implementatieteams;
• Voorbereiden en begeleiden van overleggen en besluitvorming;
• Bewaken van scope, planning, afhankelijkheden en kwaliteit;
• Signaleren van risico's en knelpunten en initiëren van mitigerende maatregelen;
• Rapporteren over voortgang richting kernteam en governance;
• Bijdragen aan communicatie, training en implementatieondersteuning;
• Ondersteunen van monitoring en PDCA-cycli.

De functie is hybride uit te voeren. 

12 maanden - 20-24 uur per week - 0,55-0,67 fte

• Minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar ervaring als projectmanager of verandermanager in complexe organisaties;
• Minimaal 5 jaar ervaring met procesimplementatie en ketensamenwerking binnen het hoger onderwijs;
• Aantoonbare ervaring met governance, besluitvorming en bestuurlijke verhoudingen;
• Ervaring met het aansturen van organisatiebrede implementatietrajecten;
• Het vermogen om meerdere deeltrajecten gelijktijdig te sturen;
• Ervaring met procesimplementaties binnen onderwijsinstellingen;
• Ervaring met processen rondom plannen, roosteren en onderwijslogistiek;
• Ervaring met Lean-methodieken of vergelijkbare procesverbetering.