Functie omschrijving

Voor een informele organisatie in hartje Utrecht hebben wij een parttime vacature voor een Afdelingssecretaresse voor 28 - 32 uur per week. In deze functie ondersteun je een aantal adviseurs en de bureaumanager.

Het gezellige team bestaat uit 5 collega's en de 4 secretaresses, jullie ondersteunen ondersteunen ongeveer 13 adviseurs. 

Naar wie zijn wij op zoek?

Een ervaren secretaresse die bij afwezigheid van de bureaumanager haar ook kan vervangen. Jouw secretariële takenpakket bestaat onder ander uit: 

• agendabeheer van de adviseurs
• afhandelen van mail in Outlook
• inplannen van (complexe) afspraken
• voorbereiden en notuleren van enkele vergaderingen (combi verslaglegging en besluitenlijsten)
• redigeren van (beleids)stukken en correspondentie, opmaak en huisstijl bewaken
• beheren in het CRM van de ledenregistratie en stakeholders
• visitekaartje van de organisatie, facilitaire ondersteuning en beantwoorden van telefonische vragen

Het betreft een secretariële vacature voor 28 of 32 uur per week, verplichte dagen zijn maandag, dinsdag en woensdag. Een functie voor een Afdelingssecretaresse die enthousiast, proactief en ontzorgend is!

Functie eisen

Om in aanmerking te komen voor deze parttime vacature van Afdelingssecretaresse (28 - 32 uur) dien je te voldoen aan onderstaande gestelde functie-eisen:

• Een afgeronde MBO+ opleiding (een secretariële opleiding is een pré);
• Minimaal 5 jaar relevante, recente secretariële werkervaring;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (een Nederlandse taaltest zal een onderdeel zijn van de wervingsprocedure);
• Uitstekende kennis en ervaring met Microsoft Office, recente ervaring met Word, Outlook en basis Excel is een vereiste;
• Je schakelt makkelijk met mensen op diverse niveaus;
• Parttime, 28 of 32 uur per week beschikbaar;
• Woonachtig in de regio Utrecht (de organisatie is goed bereikbaar met openbaar vervoer en auto).

Bovendien herken je jezelf in de volgende competenties:

• zelfstandig
• klantgericht
• accuraat
• proactief
• communicatief
• flexibel
• resultaatgericht
• kan goed prioriteiten stellen

Voor deze vacature zoeken wij een ontzorgende, klantgerichte en proactieve assistent met organisatietalent. Je kunt goed luisteren en meerdere werkzaamheden tegelijkertijd verrichten.

Organisatie omschrijving
Pienk, Office professionals is dé specialist in vacatures voor office professionals op MBO, HBO en WO niveau.

Aanbod

Een zeer veelzijdige en afwisselende functie als Afdelingssecretaresse binnen een klein team. Als jij deze uitdaging aan wilt gaan, wordt je een afwisselende en veelzijdige functie geboden binnen een organisatie met grote maatschappelijke betekenis . 

Verder kun je rekenen op:

• Een maandsalaris tussen € 3.400,- en € 4.000,- (obv 40 uur) afhankelijk van kennis en ervaring;
• Parttime functie voor 28 of 32 uur;
• Loonschalen en verhogingen obv CAO Gemeenten;
• Reiskostenvergoeding;
• Veel ruimte voor opleiding en persoonlijke ontwikkeling;
• Gunstige pensioenregeling;
• Telefoon en laptop van de zaak;
• Fietsplan.

Ref.nr.:3505811281 - RT172986158