Omschrijving van de opdracht

Binnen het programma is de afgelopen periode gewerkt aan de (her)inrichting van nieuwe en bestaande informatiesystemen die standaard voldoen aan de geldende wet- Intern, je kunt dit delen met je collega's. en regelgeving op het gebied van informatiebeheer (o.a. Archiefwet en MDTO). In dat kader is onder andere MS Teams opnieuw ingericht en wordt een nieuw centraal archief- en legacyplatform ingericht op basis van een Document Management Systeem (DMS).

Alle ingerichte systemen werken volgens één standaard metadataschema en één processenregister. Hierdoor worden nieuw gecreëerde documenten automatisch voorzien van de vereiste metadata conform de MDTO-standaard. Omdat MS Teams niet zelfstandig kan fungeren als archiefsysteem in de zin van de Archiefwet, wordt relevante informatie vanuit Teams overgebracht naar het centrale archief- en legacyplatform. Op termijn zullen ook vakspecifieke applicaties die geen archieffunctionaliteit bieden, hierop worden aangesloten.

De huidige informatiehuishouding voldoet op dit moment niet aan de Archiefwet. Om informatie over te kunnen brengen naar de nieuw ingerichte systemen is het noodzakelijk dat deze eerst wordt geschoond, geherstructureerd en verrijkt met metadata. Gezien de omvang van de data — circa 100 miljoen documenten — is dit uitsluitend haalbaar via een geavanceerde hoog geautomatiseerde aanpak.

In het afgelopen jaar is hiervoor een eerste schonings- en migratieaanpak ontwikkeld en is een technische migratie-infrastructuur (m.b.v. Migrato) ingericht ter ondersteuning van deze geautomatiseerde uitvoering. In de komende anderhalf jaar wordt de schoning en migratie concreet uitgevoerd. In de aanpak zal het migratieteam de technische migratie uitvoeren terwijl het business-implementatieteam zorgdraagt voor de juiste opleidingen en begeleiding van de eindgebruikers bij het in gebruik nemen van het nieuw ontwikkelde MS Teams samenwerkingsomgeving en het centraal archief en legacy systeem.

Resultaten

De projectmanager implementatie, migratie en schoning zal de aanpak door ontwikkelen, leiding geven aan de uitvoering van het implementatie, schonings- en migratietraject en levert o.a. de volgende resultaten:

• Een doorontwikkelde versie van de schonings- en migratieaanpak, waarin alle noodzakelijke elementen voor uitvoering zijn vastgelegd, waaronder:
  • processtappen
  • besluitvormingsmomenten
  • benodigde documenten en templates
  • rollen, verantwoordelijkheden en inzet (taken/uren) van de betrokken PZH-organisatie
• Besluitvormingsstukken ter ondersteuning van bestuurlijke besluitvorming over de aanpak en uitgangspunten.
• Een uitgewerkte intakeprocedure met ondersteunend materiaal voor gebruikers, inclusief:
  • duiding van te schonen informatie
  • inschatting van omvang en risico's
  • technisch handelingsperspectief
  • verwachtingen richting stakeholders
• Een communicatieset / opleidingsset ter ondersteuning van gebruikers en stakeholders bij de uitvoering van hun verantwoordelijkheden.
• Een geactualiseerd overzicht van noodzakelijke rollen en verantwoordelijkheden voor structurele uitvoering van de aanpak.
• Doorontwikkeling van migratiepaden, inclusief het conceptueel-functioneel model dat informatieverzamelingen kadert en de benodigde transformatie, verrijking en transitie beschrijft.
• Indien noodzakelijk: aanvullende selectie en implementatie van migratiemiddelen.
• Diverse middelen t.b.v. het monitoren van voortgang en kwaliteit van het migratie en schoningsproces.

De te werven projectmanager geeft inhoudelijk leiding aan:

• De doorontwikkeling van de migratie- en schonings aanpak.
• De uitvoering van enkele pilots waarin de ontwikkelde aanpak wordt beproefd en nader aangescherpt.
• De uitvoering van de schoningstrajecten bij de implementatie van de Informatietransitie. In deze fase werkt de projectmanager nauw samen met de business implementatieteams van de Informatietransitie.

12 maanden - 36 uur - 1.00 fte

Dutch native or near native

Knock-outcriteria:

• Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare ervaring met het leiden van projecten binnen grote, complexe organisaties;
• In de afgelopen vijf (5) jaar aantoonbare ervaring met de ontwikkeling en aansturing van migratie- en implementatieprojecten van grote hoeveelheden (gelijk of meer dan 50 miljoen documenten) documentaire data;
• Ervaring met ten minst één (1) project met een looptijd van één jaar (1) met Agile/SAFe-werkwijzen in combinatie met traditionele project- en programmasturing;
• Aantoonbare kennis van en ervaring met het functioneren van en in een openbaar bestuur organisatie (met name ministerie, provincie of G-10 gemeente) en met het voorbereiden en begeleiden van bestuurlijke besluitvorming op management-, directie- of bestuurlijk niveau. ten minste één jaar is uitgevoerd bij een ministerie, provincie of G-10 gemeente);
• Tien (10) jaar of meer aantoonbare werkervaring in de afgelopen vijftien (15) jaar als Projectmanager;
• Aantoonbaar ervaring opgedaan als eindverantwoordelijk projectmanager binnen minstens één (1) grootschalig migratie en/of schoningstraject i.c.m. MS Teams binnen een complexe organisatie met een omvang van meer dan 10.000 medewerkers;
• Agile/ Safe certificering;
• Minimaal twee (2) of meerdere projecten uitgevoerd met de inzet van de Agile/ Safe methodiek i.c.m met ondersteunende tools (Jira en of Microsoft DevOps) in de laatste vijf (5) jaar.

Programma Informatietransitie

PZH werkt sinds 2023 aan de Informatietransitie, een omvangrijk veranderprogramma met een aanzienlijke ICT-component, dat alle 2200 medewerkers, managers en bestuurders van PZH raakt.

Het programma Informatietransitie kent drie hoofdaandachtsgebieden:

• Duurzame Toegankelijkheid (‘het op orde brengen') . Het duurzaam op orde brengen van het informatiebeheer en alle daaraan gerelateerde ICT-middelen en processen. Ook het opschonen en kwalitatief verbeteren van de data en informatie is onderdeel van de scope.
• I-governance & I-control (‘het op orde houden'). PZH wil sturen op het data- en informatie-domein. Het programma ontwikkelt een ‘elegant' besturings- en control- model (zonder overbodige bureaucratie), met noodzakelijke processen, gremia en rollen. Het creëren van draagvlak in de PZH-organisatie voor dit onderwerp op alle niveaus is cruciaal voor het slagen van deze transitie. Het niet inrichten van besturing heeft geleid tot het verwateren van eerdere initiatieven in termen van basis op orde en opschonen. Niks doen is geen optie.
• Data-Gedreven Werken(‘het gebruiken van wat op orde is). Met de organisatie zetten we de volgende stap in volwassenheid in het gebruik van data en informatie: een uniform werkende PZH-organisatie. Thans kent PZH diverse initiatieven op het gebied van het data-gedreven werken. De Informatietransitie ontwikkelt de fundamentele basisrandvoorwaarden (op de gebieden: mens, technologie, processen, organisatie en data) om data-gedreven werken structureel in te richten en te borgen. De Informatietransitie legt met het realiseren van deze doelen de inhoudelijke basis voor de digitale transformatie in de opgaven en organisatieonderdelen van PZH. Overtuigen door vanuit visie draagvlak te verwerven een heldere strategie te ontwikkelen en te vertalen naar uitvoering. Veel betrokkenheid vanuit de eigen organisatie is nodig omdat de genoemde aandachtsgebieden ook na afloop van het programma structureel aandacht en inzet nodig hebben.