Over de functie

26.120

Je gaat aan de slag in een centrale ondersteunende en verbindende rol binnen een dynamische publieke organisatie. In deze tijdelijke opdracht ondersteun je het managementteam van VNG Realisatie en vervul je daarnaast de rol van OR-secretaris. Je zorgt voor rust, overzicht en structuur in agenda’s, mailboxen, overleggen en acties. Je werkt zorgvuldig, denkt vooruit en schakelt soepel tussen verschillende belangen, onderwerpen en betrokkenen. Daarmee lever je een directe bijdrage aan professionele managementondersteuning en een goed georganiseerde ondernemingsraad.

Wat ga je doen

• Je beheert en coördineert integraal de complexe agenda’s van de MT-leden binnen VNG Realisatie.
• Je plant, bereidt voor en organiseert afspraken, overleggen, bijeenkomsten en events.
• Je beheert de mailboxen van de MT-leden, inclusief triage, prioritering, signalering en waar passend het beantwoorden van e-mails namens de MT-leden.
• Je bewaakt afspraken, deadlines, acties en opvolging richting interne en externe betrokkenen.
• Je bereidt vergaderingen voor, inclusief het verzamelen en verspreiden van stukken, agenda’s en relevante informatie.
• Je organiseert interne bijeenkomsten, teamactiviteiten en managementgerelateerde events.
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor praktische, organisatorische en procesmatige vragen rondom de ondersteunde MT-leden.
• Je signaleert proactief knelpunten in planning, informatievoorziening en opvolging en komt met verbetervoorstellen.
• Je stemt af met andere managementassistenten, directieondersteuning, staf, HR, communicatie, facilitaire ondersteuning en andere interne teams.
• Je ondersteunt de ondernemingsraad van VNG Realisatie secretarieel en procesmatig.
• Je beheert de OR-mailbox en bewaakt inkomende vragen, signalen en acties.
• Je plant en organiseert OR-vergaderingen en aanverwante overleggen.
• Je stelt agenda’s, notulen, besluitenlijsten en actielijsten van OR-overleggen op en bewaakt deze.
• Je zorgt voor een zorgvuldige, vertrouwelijke en tijdige informatievoorziening richting OR-leden en betrokkenen.
• Je bewaakt de voortgang van OR-acties en gemaakte afspraken.
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie, personele aangelegenheden en organisatiegevoelige onderwerpen.

Over jou

• Je bent een allround managementassistent die vooruitdenkt, secuur werkt en snel schakelt tussen verschillende onderwerpen, personen en belangen.
• Je hebt overzicht, brengt structuur aan en creëert rust en duidelijkheid in een dynamische werkomgeving.
• Je voelt goed aan wat nodig is en stemt eerlijk en open af met MT-leden en andere betrokkenen.
• Je denkt niet alleen uitvoerend mee, maar ook organisatorisch en procesmatig.
• Je bouwt aan een prettige werkrelatie waarin vertrouwen, proactiviteit en wederzijds begrip centraal staan.

Eisen

• Je beschikt over een minimaal afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 7 jaar ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of officemanager.
• Je hebt aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en mailboxbeheer voor minimaal één leidinggevende.
• Je hebt aantoonbare ervaring met notuleren en actiebewaking in bestuurlijke of organisatorische context.

Wensen

• Je hebt aantoonbare ervaring met secretariële ondersteuning van een ondernemingsraad, medezeggenschapsraad, commissie, bestuur of vergelijkbaar overlegorgaan, inclusief agendering, notulering en actiebewaking.
• Je hebt aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe publieke organisatie, zoals een gemeente, ministerie, uitvoeringsorganisatie, samenwerkingsverband of organisatie als VNG/VNG Realisatie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van meerdere managementleden gelijktijdig binnen een organisatie van minimaal 300 fte, inclusief complex agendabeheer, mailboxbeheer, prioritering en het bewaken van acties.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het voorbereiden, plannen en organiseren van bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten binnen een vereniging of belangenbehartigingsorganisatie.

Competenties

• Je bent organisatiesensitief.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je bent proactief.
• Je beschikt over planningsvaardigheid.
• Je handelt discreet.
• Je bent stressbestendig.
• Je communiceert helder.
• Je werkt samenwerkingsgericht.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

26.120

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.