Functie omschrijving
Voor de Gemeente Altena is FlexIntens op zoek naar een Bestuurs- en directiesecretaresse voor 36 uur per week. Maak jij met jouw kennis en/of achtergrond in managementsupport bij ons het verschil als bestuurs- en directieondersteuner?  Bestuurssecretaresse voor 32-36 uur per week Wat doe je als bestuurs- en directieondersteuner?

• Je biedt inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning aan bestuur en directie.
• Je organiseert en optimaliseert het proces ten aanzien van het aanleveren van stukken richting bestuur en directie.
• Je bewaakt en verzorgt het proces omtrent de voortgang en afdoening van vergaderingen en besluiten.
• Je levert waar nodig, in samenwerking met communicatie, een bijdrage aan de uitvoering van kabinetszaken (representatieve taken van de burgemeester en wethouders).

Wat vragen wij van jou?

• Je hebt een afgeronde MBO-opleiding.
• Je beschikt over ervaring als bestuurs- en directieondersteuner, bij voorkeur binnen een gemeente.
• Je hebt ervaring met complex agendabeheer en het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen.
• Je hebt ervaring met iBabs.
• Ervaring met kabinetstaken is een pre.
• Je beschikt over uitstekende schriftelijke- en communicatieve vaardigheden.
• Je bent kwaliteitsgericht en hebt oog voor details.
• Je legt makkelijk verbindingen en bent sensitief en proactief.

Deze opdracht is in verband met de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties niet geschikt om ingevuld toe worden door een ZZP-er.  Voor de vervulling van deze opdracht kunnen geen ZZP-ers worden aangedragen (ook niet via een intermediair).

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Gemeente Altena stelt een laptop in bruikleen ter beschikking om de werkzaamheden voor gemeente Altena op uit te voeren. Opdrachtgever is ermee akkoord dat deze laptop ter beschikking gesteld wordt. Kandidaat stemt ermee in om deze laptop te gebruiken voor het uitvoeren van de werkzaamheden en zal hiervoor een bruikleenovereenkomst ondertekenen via Flex-West-Brabant
2. Kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau
3. Kandidaat heeft recente ervaring met bestuurs- of directiesecretaresse in een gemeentelijke of (semi-) overheidsorganisatie
4. Kandidaat beschikt over 1 of over meer referenties
5. Kandidaat heeft recente ervaring met complex agendabeheer

Wensen:

1. Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar ervaring als bestuurs- en directiesecretaresse binnen een complexe bestuurlijke organisatie
2. Kandidaat heeft recente ervaring met het ondersteunen van meerdere directeuren/bestuurders/wethouders tegelijk
3. Kandidaat heeft recente ervaring met notuleren
4. Kandidaat heeft recente ervaring met het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen en afspraken (denk aan: stukken verzamelen, annotaties in systeem zetten, in de gaten houden van afwikkeling)
5. Kandidaat heeft recente ervaring met werken met iBabs
6. Kandidaat heeft ervaring met werken met Office 365 en specifiek Teams

Organisatie omschrijving
Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 10-04-2025 om 12:00.

Aanbod
Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.

Ref.nr.:2569577371 - RT181978942