Functie omschrijving
Word jij onze centrale schakel en ben je administratief goed onderlegd? Heb je ervaring in de dynamische wereld van de hotellerie en ben je klaar voor een nieuwe uitdaging? Dan zijn wij op zoek naar jou!Jouw rol:De Management Support Officer is de centrale administratieve spil binnen het Property Management team en biedt daarnaast brede ondersteuning aan andere directieleden. Je zorgt voor een soepele administratieve organisatie, ondersteunt bij het opstellen van rapportages (waaronder op het gebied van duurzaamheid), beheert contracten en verzorgt de administratieve afhandeling van inkoop- en projectprocessen.Plaats in de organisatieJe werkt vanuit het Service Office in Amsterdam en rapporteert aan de Property Manager. Je werkt nauw samen met collega's van verschillende afdelingen en ondersteunt meerdere directieleden.Event Hotels, wie zijn wij?Event Hotels is het platform waaruit diverse hotel portefeuilles van Event Hotels gemanaged worden. Op het service kantoor in Amsterdam gaat het op dit moment om 23 hotels verdeeld over 3, 4 en 5 sterren en verschillende hotelmerken door heel Nederland en Oostenrijk. Verder heeft Event Hotels in Keulen een kantoor voor 59 hotels verdeeld over 3, 4 en 5 sterren en verschillende hotelmerken door heel Duitsland. Voor deze vacature kom je te werken voor de Nederlandse hotels.

Functie eisen
Kerntaken en verantwoordelijkheden

• Administratieve ondersteuning voor het Property Management team en andere directieleden.
• Opstellen, verwerken en beheren van Purchase Orders (PO's).
• Beheren en archiveren van contracten en overeenkomsten.
• Opstellen van rapportages, onder andere op het gebied van duurzaamheid, compliance en operationele voortgang.
• Signaleren en bewaken van deadlines en verplichtingen uit contracten.
• Ondersteunen bij het voorbereiden van planningen, budgetten en audits.
• Verzorgen van correspondentie, agendabeheer en het organiseren van (team)meetings.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
• Proactief aandragen van verbetervoorstellen voor administratieve processen.

Gewenst profiel

• MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve, secretariële of facilitaire richting.
• Ongeveer 2 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Ervaring met contractbeheer, rapportages en administratieve processen.
• Uitstekende beheersing van MS Office (met name Excel en Word).
• Nauwkeurig, proactief en organisatorisch sterk.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Affiniteit met duurzaamheid en/of vastgoed is een pré.
• Discreet, integer en servicegericht.

Wat bieden wij?

• Een afwisselende en zelfstandige functie binnen een dynamische organisatie.
• Samenwerking met diverse teams en directieleden.
• Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling.
• Marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

 

Organisatie omschrijving
Event HotelsWerken bij Event Hotels, is niet alleen werken aan je carrière maar ook aan een fijne tijd voor onze hotelgasten. Onze organisatie groeit snel, omvat mooie grote en internationale merken en staat bekend om haar uitstekende arbeidsvoorwaarden. Juist door die combinatie profiteer je bij ons van ongekende opleidings- en doorgroeikansen. Vertrouwen en aandacht lopen als een rode draad door alles wat we doen. Voor onze medewerkers, voor onze gasten en voor ons hotel. Ons motto is dan ook ‘'Shaping the future of hotels and hospitality''. Event Hotels managed meer dan vijftig hotels in Nederland, Duitsland, Italië en Oostenrijk. Doordat veel hotels in bekende toeristische steden liggen zijn de hotels naast de zakelijke markt en de congresmarkt ook uitermate geschikt voor een vakantie of een weekendje weg. 
In Nederland hebben we op dit moment 22 hotels onderverdeeld in binnen 2 separate Franchise formules; Bilderberg en Accor.De 11 hotels binnen de Accor franchise formule bestaan uit Mercure, Novotel, Ibis, Ibis Styles. Daarnaast bestaat de Bilderberg formule uit 11 Bilderberg hotels  Voor uitgebreide informatie: zie www.eventhotels.com

Aanbod
.

Ref.nr.:172456 - RT192476075