Over de functie

mag 260923-SKE-003

Je gaat aan de slag als bestuurssecretaresse binnen bureau Ondersteuning, onderdeel van de afdeling Bestuursondersteuning. In deze rol ondersteun je het college van burgemeester en wethouders en zorg je ervoor dat de burgemeester goed voorbereid deelneemt aan bestuurlijke overleggen. Je bewaakt het overzicht in complexe agenda’s, stemt af met verschillende interne en externe betrokkenen en zorgt dat alle stukken, deelnemers en communicatie op tijd geregeld zijn. Je levert daarnaast een actieve bijdrage aan de kwaliteit, continuïteit en verdere professionalisering van het secretariaat.

Wat ga je doen

• Je beheert een complexe agenda en houdt daarbij rekening met politieke actualiteit en bestuurlijke gevoeligheden.
• Je zorgt dat bestuurlijke overleggen op het juiste moment plaatsvinden, met de juiste voorbereiding en de juiste deelnemers.
• Je stemt af met bestuursadviseurs, communicatieadviseurs, bodes en externe contacten.
• Je beoordeelt signalen, e-mails en verzoeken zorgvuldig en maakt keuzes die passen bij de bestuurlijke context.
• Je bewaakt het overzicht, filtert informatie en houdt focus op wat echt belangrijk is.
• Je draagt bij aan digitalisering en het verbeteren van werkprocessen binnen het secretariaat.
• Je springt bij waar nodig en ondersteunt de continuïteit bij afwezigheid of wisselingen.

Over jou

• Je bent organisatorisch sterk en werkt proactief.
• Je werkt nauwkeurig en houdt ook onder druk overzicht.
• Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent betrouwbaar, discreet en dienstverlenend ingesteld.
• Je bent flexibel, stressbestendig en leergierig.
• Je voelt bestuurlijke verhoudingen en gevoeligheden goed aan.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding in een secretariële of administratieve richting.
• Je hebt meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare secretariële functie.
• Je hebt digitale vaardigheden met Microsoft 365.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Wensen

• Je hebt bij voorkeur recente ervaring in een politiek-bestuurlijke of gemeentelijke omgeving.
• Je hebt kennis van Djuma, iBabs of NotuBiz.

Competenties

• Je bent organisatorisch sterk.
• Je bent proactief.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je bent communicatief vaardig.
• Je bent betrouwbaar en discreet.
• Je bent flexibel.
• Je bent stressbestendig.
• Je bent leergierig.
• Je bent dienstverlenend ingesteld.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

mag 260923-SKE-003

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.