Wat houdt je functie in?

Je ondersteunt projectmanagers en/of projectteams in de organisatie die zich bezighouden met gebiedsontwikkelingen, anterieure projecten of gemeentelijke projecten. Je gaat ondersteunen op projectbeheersingsaspecten zoals de financiën, planning en documentmanagement. Van een aanzet tot een voortgangsrapportage tot aan een praktische basistaak om in het financieel systeem verplichtingen aan te maken, te coderen en de facturatie in het proces te bewaken. Je werkt samen met 4 collega-projectondersteuners. Jullie zijn elkaars back-up. Ook ben je bereid om aanwezig te zijn bij overleggen die in de avond of incidenteel in het weekend plaatsvinden. In verband met de ambtelijke fusie dit jaar met de gemeente Wijdemeren, kan je ook voor de projecten uit die gemeente ingezet worden.

Wat ga je concreet doen?

• Je beheert de agenda van het projectteam voor in- en externe overleggen. Denk hierbij ook aan het plannen van complexe afspraken tussen de gemeente, inwoners, bedrijven en organisaties;
• Je notuleert deze overleggen en stelt verslagen en actielijsten op;
• Je bewaakt mijlpalen en deadlines in het project en zorgt dat gemaakte afspraken na worden gekomen;
• Je houdt je bezig met het opzetten en onderhouden van digitale archieven in het zaaksysteem en in Teams;
• Je geeft ondersteuning op projectbeheersing en bereidt projectrapportages voor;
• Ook ondersteun je in de planning, plaatsing en verwerking van stukken in Ibabs;
• Je ondersteunt in de communicatie rond het project, je houdt de mailbox van het project bij en verzorgt mailings aan bewoners en organiseert bijeenkomsten met externen/bewoners;
• Verder houd jij je bezig met het aanmaken van inkoopopdrachten, verplichtingen en coderen van facturen in Key2Financiën en toets je of de inkoopopdracht binnen de budgetten passen;
• Daarnaast ondersteun je in het omgevingsmanagement, houd je de eisen en wensen van stakeholders bij en ben je de vraagbaak voor in- en externe contacten;
• Je regelt locaties voor vergaderingen, eventueel de catering en zorgt ervoor dat externen zijn aangemeld via Topdesk.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 24 augustus 2026, 13:00 uur.

• Je hebt een aantoonbare afgeronde HBO bachelor opleiding;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met MS-Office en Share-point (benoem dit duidelijk in het cv);
• Beschikbaar per maandag 21 september 2026 voor minimaal 32 uur per week gedurende gehele opdracht inclusief mogelijke verlengingen;
• Minimaal 50% van de werktijd op kantoor aanwezig zijn;
• Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands;
• Graag ontvangen wij in ieder geval een persoonlijke motivatie en op verzoek een referentie.

Wensen:

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteuner bij een overheidsinstelling;
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring bij een gemeentelijke organisatie op het gebied van gebiedsontwikkeling/openbare ruimte;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met de systemen iBabs en Case (benoem dit duidelijk in het cv).

Voor de gemeente Hilversum zoeken we een Projectondersteuner.

Startdatum: 21-09-2026
Einddatum: 21 -03-2027 met optie tot verlenging
Uren per week: 32-36

Samen sterker!
Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.

Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 2.500,- en € 5.000,- (o.b.v. 36 uur), afhankelijk van opleiding en ervaring. Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers i.v.m. de Wet DBA.