Voor één van onze klanten in Rotterdam zijn wij op zoek naar een Office Manager. Ondersteuning van diverse secretariële, administratieve, financiële en projectmatige taken/werkzaamheden.

Je werkt samen met het gehele team en bent een belangrijke schakel in het bedrijf, heb jij ervaring als office manager en weet jij als geen ander wat je taken inhouden? Solliciteer dan direct.

Secretariaat 

•     Receptie, agendabeheer, correspondentie intern/extern.
•     Controleren rapporten, lay-out controle en aanpassingen doen.
•     Kwaliteitscontrole documenten.
•     Voorraadbeheer, pantry, gastenontvangst.
•     Ondersteuning bij organiseren team activiteiten.

Financieel-administratief

•     Correspondentie administratief, ondersteuning bij aanbestedingen.
•     Contact opdrachtgevers, bewaking deadlines, documentatie versturen, controleert contracten.
•     Beheren van het project administratiesysteem Simplicate, urenregistratie van het team controleren. 
•     Factureren, contractbeheer, debiteurenbeheer
•     Administratie uitvoeren in Exact Online. 

Personeelszaken Draagt zorg voor en beheert de HR administratie inclusief advisering en afwikkeling van:

•     Dienstverbanden in en uit dienst.
•     Up to date houden kennis van wet- en regelgeving personeel.
•     Contracten/overeenkomsten.
•     Arbo zaken, pensioenen/verzekeringen, verlof, personeelsactiviteiten.

Facilitaire dienstverlening

•     Contact met de schoonmaakdienst/kantoorbeheerder/leveranciers,
•     Contractbeheer (printers/telefoon/auto's), beheer van klein-technische zaken (laptops, telefoons)
•     Aanspreekpunt/contact verhuurder/onderhoud/wijzigen, huurder overleggen.

Projectmatige en communicatie werkzaamheden Ondersteuning bij en creëren van communicatie uitingen zoals: rapporten, referentiesheets, items voor de website of social media. Kennis van programma's als Indesign, of Photoshop is een grote pré

•     Je hebt een relevante opleiding afgerond op Hbo of Mbo-niveau.
•     Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie binnen het MKB.
•     Je hebt affiniteit voor bouw en techniek.
•     Je houdt overzicht, scheidt hoofd- en bijzaken,
•     Je hebt aandacht voor details en goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
•     Je bent klantgericht, sociaal, initiatiefrijk en behulpzaam.
•     Je hebt uitstekende kennis van: Microsoft Office, PowerPoint, Word, Excel, OneNote. En Exact Online.

Onze opdrachtgever is een klein onafhankelijk installatietechnisch adviesbureau voor gebouwgebondeninstallaties. Vanwege het kleinschalige karakter kunnen ze zonder meer gedreven en flexibel genoemd worden. Ze hebben kleine tot middelgrootte projecten in de wonigbouw, utiliteitsbouw, industrie en gezondheidszorg.