Standplaats: Schiphol

Startdatum: 01-05-2025

Einddatum: 31-12-2025

Tijdelijk dienstverband: Ja

Uren per week: 32-36

Online sinds: 03-04-2025

Functie

Voor een organisatie in Schiphol zoeken we een Secretaresse.

De duur van de opdracht betreft 8 maanden met optie tot verlenging. De opdracht is voor 32-36 uur per week.

Bedrijfscultuur

Royal Schiphol Group heeft connecting your world als missie. Wij zijn een luchtvaartonderneming met een belangrijke maatschappelijke opdracht: met onze luchthavens en samenwerkingsverbanden creëren wij waarde voor de samenleving en de economie.

Functiebeschrijving

Uitvoeren van secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van ‘Project Boards' (stuurgroepen van projecten), de leidinggevende en/of de afdeling, zodanig dat deze in staat wordt/ worden gesteld de eigen functie uit te voeren met een doelmatige en functionele aanwending van tijd en middelen.

1. Agendabeheer

Plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen van management en/of afdeling op nakoming hiervan, binnen verkregen bevoegdheden, gericht op het bijdragen aan een gestructureerd verloop van werkprocessen en een efficiënte indeling van de agenda.

2. Emailbeheer en post

Registreren, ordenen en beheren van binnenkomende post en/of e-mail, afhandelen van stukken dan wel voorleggen aan de juiste persoon voor afhandeling, conform interne richtlijnen en werkafspraken, teneinde te ondersteunen in een efficiënte afhandeling en vindbaarheid van post en/of e-mail.

3. Vergaderingen en bijeenkomsten

Organiseren en/of notuleren van (project)vergaderingen/bijeenkomsten (op locatie) en verzamelen, verspreiden en opstellen agenda/stukken/presentaties, conform interne richtlijnen en gericht op een adequate verslaglegging, bijdrage aan een effectief en efficiënt verloop van vergaderingen/bijeenkomsten en juiste en tijdige afhandeling van actiepunten conform interne richtlijnen en werkafspraken.

4. Telefoonverkeer

Aannemen en registreren van inkomende (en uitgaande telefoongesprekken), helder krijgen van het doel van telefoongesprekken, indien nodig doorverbinden naar de juiste persoon met als doel een goede bereikbaarheid en snelle, goede en doelmatige afhandeling van het telefoonverkeer.

5. Informatie- en dossierbeheer

Documenteren en archiveren van informatie, actueel houden van dossiers en bewaken van de kwaliteit, actualiteit en overzicht van het archief, binnen interne richtlijnen en procedures, gericht op optimale beschikbaarheid van informatie en/of documenten voor gebruikers.

6. Correspondentie

Bewerken en verwerken van correspondentie, bewaken van de opvolging hiervan, conform beschikbare formats en interne richtlijnen en op aanwijzing van management, leidinggevende en/of afdeling, gericht op een tijdige, complete afhandeling van correspondentie.

7. Communicatie

Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen aan management, leidinggevende en/of

afdeling en beantwoorden van deze vragen of doorverwijzen, in lijn met interne richtlijnen en verkregen bevoegdheden, gericht op een tijdige en accurate overdracht van informatie.

8. Evenementen

Initieert, bereidt voor, organiseert (mede) en begeleidt diverse evenementen (al dan niet met internationale deelnemers), binnen verkregen bevoegdheden en planning, teneinde een optimale organisatie en optimaal verloop van de evenementente realiseren.

9. Coördineren (variant)

Coördineren van de dagelijkse (secretariaats)werkzaamheden dan wel leidinggeven aan het secretariaat, zorgdragen voor een continue bezetting, zorgen voor een goed werkklimaat en een goede teamgeest met als doel het volledig en tijdig oppakken van de werkzaamheden ten behoeve van de leidinggevende en/of de afdeling.

10. Afdelingsspecifieke werkzaamheden

Uitvoeren van inhoudelijk ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van de leidinggevende of specifieke projecten, (bijv. contractbeheer, juridische zaken en/of het maken van rapportages), in opdracht van de leidinggevende, teneinde de leidinggevende en/ of afdeling optimaal te ondersteunen.

Differentiërende factiren secretaresse:

- Voert volledig zelfstandig werkzaamheden uit en verzamelt de benodigde informatie;

- Aanspreekpunt voor management om (facilitaire) zaken te coördineren;

- Bewaakt proactief en is verantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van bijeenkomsten/evenementen, voor wat betreft het uitvoerende deel;

- Kan functioneel leiding geven aan eigen team.

De complexiteit in deze rol:

- Regelt zelfstandig afspraken met (klant) relaties en stelt prioriteiten hierin;

- Functieniveau van interne en externe contacten is hoog;

- Diversiteit vraagstukken vereist ervaring, beoordelingsvermogen en analyse om te komen tot oplossingen.

Jouw profiel

- Je hebt een afgeronde secretariële opleiding op minimaal MBO+ niveau;

- Je hebt minimaal 5 jaar relevante ervaring.

Verdiensten

Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 3.000,- en € 4.000,- (o.b.v. 36 uur), afhankelijk van opleiding en ervaring. Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers i.v.m. de Wet DBA.

Solliciteer direct

Herken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan direct jouw cv met motivatie waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie.

Reageren kan tot uiterlijk 7 april.

- Je hebt een afgeronde secretariële opleiding op minimaal MBO+ niveau;

- Je hebt minimaal 5 jaar relevante ervaring.

.