« Ga terug   Print

Secretaresse/Frontofficemedewerker

2019-02-12 Start People | Utrecht | HBO | Tijdelijk / Projectbasis | Sluit 2019-04-13

Het gaat om een nieuwe full time functie . We versterken de frontoffice binnen het team en hebben het over een Servicepunt. Dit jaar wordt bekeken wat nodig is voor een optimale bezetting en service, zodat toegewerkt kan worden naar een definitiev
Functieomschrijving

Het gaat om een nieuwe full time functie . We versterken de frontoffice binnen het team en hebben het over een Servicepunt. Dit jaar wordt bekeken wat nodig is voor een optimale bezetting en service, zodat toegewerkt kan worden naar een definitieve invulling van het Servicepunt.
Het is belangrijk dat je het leuk vindt om het eerste aanspreekpunt te zijn en mee wilt denken met het verbeteren van interne werkprocessen .
¿ Je bent het eerste aanspreekpunt voor algemene vragen van medewerkers van Ruimte en voor het Klantcontactcentrum.
¿ Je denkt mee in het verder professionaliseren van de functie en de werkprocessen op het Servicepunt.
¿ Je hebt een belangrijke rol in het verbeteren van de poststromen bij Ruimte. Er is een kwaliteitscontrole op uitgaande documenten en je overlegt waar nodig zelfstandig met medewerkers over de ingevoerde kwaliteitsslag op uitgaande brieven. Hiernaast verwerk je de inkomende digitale- en fysieke post en wordt gewaakt voor een juiste distributie van de documenten. Waar nodig maak je zaaknummers aan in het Zaaksysteem. Je hebt een sturende rol in het verminderen van de fysieke inkomende post.
¿ Je onderhoudt het contact met medewerkers buiten Ruimte, zoals het Postlogistiekcentrum en het Klantencontactcentrum en maakt knelpunten bespreekbaar.
¿ Je zorgt samen met je naaste collega voor een goede bereikbaarheid.
¿ Je beheert de algemene mailbox en handelt verzoeken zelfstandig af of zet vragen door naar de juiste secretariaatsmailboxen van de verschillende gildes.
¿ Je registreert de ziek- en herstelmeldingen van de medewerkers van Ruimte.
¿ Je plaatst bestellingen voor bijvoorbeeld bloemen, visitekaartjes en kantoorartikelen.
¿ Je pakt administratieve taken op, zoals het opvragen van digitaal dossiers en het verwerken van bouwplanverzoeken. Het plannen van het secretaresseoverleg, het boeken van zalen intern en extern en het beheer van de laptops.
¿ Waar nodig ben je in overleg achtervang van de Managementassistenten voor algemene secretariële taken zoals het maken van afspraken.



Functie-eisen

Naast dat je op korte termijn voor 36 uur per week beschikbaar bent (zie voor de details inzake de werkdagen en tijden bij 'Aanbod' )

Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan
een motiverende werksfeer. Je bent professioneel, proactief en nauwkeurig. Je hebt een
zelfstandige werkhouding en je hebt goed overzicht op je eigen werk. Je bent klantgericht en
communicatief vaardig. Je maakt knelpunten op een prettige manier kenbaar en bent

  • Oplossingsgericht.
    ¿ Je bent in staat kennis van de processen binnen Ruimte snel eigen te maken en je weet wat er
    speelt. Je hebt affiniteit en aantoonbare ervaring met het verbeteren van interne werkprocessen.
    ¿ Je beschikt over een afgeronde opleiding op in ieder geval Mbo-4 niveau. Daarnaast heb je
    minimaal 5 jaar werkervaring als assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische
  • mgeving.
    ¿ Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
    ¿ Je beheerst MS-Officepakketten Word en Outlook en hebt geen problemen met het leren van
    nieuwe systemen, zoals Digiplaza, AllBidigit, MUIS, Squit en het Zaaksysteem.


Arbeidsvoorwaarden

Een baan voor 36 uur per week
NOTE: Werktijden zijn van 0830-1700 uur van maandag tot en met vrijdag. (De vrijdag is een verplichte werkdag vanwege de bezetting / werken tot 17.00 uur is ook verplicht vanwege de bezetting aan onze frontoffice)
Betreft een schaal 7 functie van de Car Uwo. (Minimaal €2040,- bruto per maand en maximaal €2728,- bruto per maand op basis van 36 uur)
Betreft een full time baan (36 uur)
Kans op verlening? Ja; en afhankelijk van de ontwikkelingen eventueel dan voor minder uren.



Bedrijfsomschrijving

Gemeente Utrecht/ afdeling Ruimte.
Toelichting afdeling en ontstaan vacature:
Het secretariaat bij Ontwikkelorganisatie Ruimte zit midden in een ontwikkelingstraject, werkwijzen en cultuur van de verschillende secretariaten wordt meer op elkaar afgestemd. Uniformiteit en uitwisselbaarheid wordt vergroot zodat beter samengewerkt kan worden.
Binnen het secretariaat van 12 managementassistenten zoeken we een fulltime Secretaresse/ Frontoffice-medewerker. Het gaat om een nieuwe functie . We versterken de frontoffice binnen het team en hebben het over een Servicepunt. Dit jaar wordt bekeken wat nodig is voor een optimale bezetting en service, zodat toegewerkt kan worden naar een definitieve invulling van het Servicepunt.
Het is belangrijk dat je het leuk vindt om het eerste aanspreekpunt te zijn (klantcontact) en mee wilt denken met het verbeteren van interne werkprocessen . Oplossingsgericht bezig zijn en hiernaast het werk oppakken samen met een collega en eventuele stagiaire.




Solliciteer op deze functie